抱えている課題

外的要因

・運用・保守コストの高騰: 既存システムの維持にかかるコストが年々増加し、経営を圧迫している状況でした。
・事業継続リスクの軽減: 災害や予期せぬトラブルに備え、強固な事業継続計画（BCP）を確立する必要がありました。

内的要因

・テレワークや多拠点への対応: 働き方の多様化に対応するため、社外や在宅勤務でも利用できるシステムの導入が急務でした。
・システム担当者の属人化: 特定の担当者にしかシステムの運用知識がなく、障害発生時の対応遅延が懸念されていました。

目的と取り組みの概要

目的とテーマ

運用業務への影響を最小限に抑えつつ、柔軟性の高いクラウドシステムへのリプレースを実現する。

期待する効果

・既存の業務フローを大きく変えることなく、必要な機能はパッケージで、顧客独自の要件はカスタマイズ開発で対応し、業務効率を維持・向上させる。
・クラウドベースのシステムへ移行することで、強固なセキュリティを確保し、保守コストと運用負担を大幅に削減する。
・他のITシステムや最新技術との連携を容易にし、将来的な業務改善や事業拡大に向けた基盤を構築する。

取り組みの概要

・既存システムの現状と課題を徹底的に分析し、リプレースの目的を明確化。
・新システムに求める具体的な要件を定義し、RFP（提案依頼書）を作成。連携が必要な他システム（CTI、PBXなど）も整理する。
・複数のクラウドCRMパッケージを比較検討し、最適なベンダーを選定。
・移行計画を綿密に策定し、円滑なプロジェクト体制を構築。

ご提供したソリューション

コンサルティング

・業務フローの可視化を行い、現行業務のボトルネックを特定しました。
・業務・システム要件に対するFit&Gap分析を実施し、パッケージ機能とカスタマイズ開発の必要範囲を明確にしました。

導入システム

・顧客業務に最適なクラウドCRMシステムを導入。
・CTI連携機能により、電話応対の効率を飛躍的に向上させました。
・外部システムとの連携により、データの一元管理と活用を可能にしました。

サポート

・通常の操作教育に加え、カスタマイズした機能に特化した実践的な教育を実施しました。

導入後の成果と今後の展望

主な成果

・リプレース前の運用業務をほとんど変えることなく、システムの切り替えが完了し、現場への影響を最小限に抑えることができました。
・Fit&Gap分析を徹底したことで、必要最低限のカスタマイズに抑えられ、開発期間とコストを大幅に削減できました。
・外部システムとの連携がスムーズになり、これまで分断されていた業務が効率化されました。
・オフィス以外の場所からでもシステムを利用できるようになったことで、従業員の利便性が向上しました。

今後の展望

・今回の導入で終わるのではなく、今後も変化する業務や市場のニーズに合わせ、システムの最適化を継続していきたいです。
・導入後のデータを活用し、さらなる業務改善や新たな顧客サービスの創出に取り組んでいきたいです。
・今後もパートナーとして、私たちの課題に深く寄り添い、共に成長できる関係を築いていきたいと考えています。